Задачи логистики и построение бизнес-моделей компании

 (Примерный текст выступления группы БИГ на конференции «Балтийский транзитный путь – 2000»)

1. Общие положения.
2. Задачи и техники моделирования бизнес-процессов
3. Задачи и техники организационного моделирования
4. Связь подходов при построении бизнес-модели компании
5. Терминологический словарь по теме

Одно из последних определений логистики звучит следующим образом: «Логистика представляет собой общую точку зрения: стратегическую, тактическую и операционную на компанию и ее партнеров по бизнесу с материальным потоком в качестве интегратора».

В мировой практике логистика стала целеполагающей   сферой деятельности с середины  70-х годов. С этого времени акценты в оценке силы бизнеса сместились в область ресурсного потенциала и экономии на издержках обращения. Это прежде всего потому, в современном бизнесе существенно возросло время прохождения товара по различным каналам материально-технического обеспечения (свыше 90% временных затрат), что и вызывает повышенный интерес к логистике (Рис. 1).

Интеграция различных функций товародвижения дает возможность устанавливать оптимальное соотношение интересов различных компаний и подразделений фирмы, достигать на этой основе минимизации совокупных издержек и получать такой общий результат деятельности, который превосходит сумму отдельных эффектов.

Эффективность логистической системы при заданном уровне логистических издержек обычно характеризуется следующей группой показателей: готовность товара к поставке, обязательность, гибкость и качество поставок, сокращение времени выполнения заказа, информационная готовность (Рис. 2)

Значения этих показателей непосредственно зависит от уровня организации бизнес-процессов в компании. В узком смысле этого термина, логистика – это и есть организация процессов разного типа. Но если в ведущих компаниях сейчас все внимание сосредоточено на задаче их оптимизации, то большая часть еще не решила предыдущую - выстроить процессы в более или менее приемлемую систему, для чего, прежде всего, необходимо их формальное описание.  

Только решив эту задачу и научившись получать необходимую информацию о материальных потоках, можно начать целенаправленное управление показателями качества логистической системы с применением известных методов управления запасами,  логистическими издержками и другими  компонентами  логистики.

Приступая к построению формальных моделей   бизнес-процессов желательно представить их роль в общем ряду бизнес-моделей компании. В общем случае, задача структурного описания процессов может преследовать следующие цели:

• Стратегический анализ организации процессов компании, с целью моделирования взаимодействия ее подразделений между собой и с контрагентами.
• Организация и оптимизация логистических цепочек, упомянутых ранее.  Однако только немногие компании могут позволить себе иметь полное описание своей деятельности с необходимой для управления степенью детализации. Поэтому, в качестве объектов для формального описания должны быть выбраны «ключевые» процессы компании, наиболее сильно отражающиеся на ее конкурентоспособности. А начать следует с выявления таких процессов с помощью типовых техник логистического анализа: методов АВС и XYZ (см. статьи БИГ по этой теме в региональном (северо-западном) выпуске газеты «Экономика и время»)
• Постановка системы качества, также связанная с достижением стратегических целей предприятия. В последней редакции стандарта качества ISO-9000 деятельность компании рекомендуется описывать, как совокупность бизнес–процессов, что позволяет достигнуть ее лучшей прозрачности в части обеспечения «гарантированного уровня качества разработок, производства и поставок продукции».
• И, наконец, еще один случай, когда формальное описание процессов является необходимым   - это переход к их компьютеризации. Здесь надо еще точнее представить каждый из процессов – ресурсы, документы, исполнителей, действия, условия ветвления и т.п.

Рамки выступления не позволяют рассмотреть несколько формальных техник структурного анализа и проектирования процессов, поэтому остановимся на хорошо разработанном семействе методологий IDEF, которое в США является государственным стандартом

IDEF - ICAM DEFinition, где ICAM, в свою очередь, обозначает программу «Интеграция компьютерных и промышленных технологий» разработанную по заказу ВВС США и получившую международное признание.

После опубликования данного стандарта он был успешно применен в самых различных областях бизнеса, показав себя эффективным средством анализа процессов в промышленных и торговых системах, госструктурах и т.п. Более того, именно с широким применением IDEF связано возникновение основных идей популярного ныне BPR  (бизнес – процесс реинжиниринга)

В основе нотации и методологии IDEF0 лежит графическая визуализация бизнес - процессов в виде блоков, с различной функциональной ролью сторон (Рис.3 и Рис. 4).

Объектами преобразования для бизнес – процессов могут являться различные виды ресурсов предприятия: материальные (сырье, материалы, продукция), финансовые, информационные. В IDEF0-диаграммах обозначения этих ресурсов располагаются на дугах графа. Как правило, одновременно описываются материальные (или финансовые) потоки и связанные с ними информационные.

Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как информация или другой ресурс, которые подвергаются обработке, показаны с левой стороны блока, а результаты (выход) с правой стороны. Механизм (подразделение, человек или автоматизированная система), который реализует функцию ( операцию) представлен дугой снизу

Кроме правил изображения блоков и потоков, наиболее существенными в методологии IDEF0   являются принципы объединения блоков в модель:

• Принцип функциональной декомпозиции
• Принцип контекстной диаграммы
• Принцип ограничения сложности

Применение методологий семейства IDEF (особенно в сочетании с соответствующими программными средствами) позволяет существенно повысить эффект от  взаимодействия  специалистов как внутри предприятия, так и с внешними консультантами например, на этапе концептуального проектирования информационной системы. Очень важной является возможность использования навыков моделирования при разработке новых расширений бизнеса, как стратегического характера, так и оперативных (например, начало продаж по предварительным заказам). Все это можно процедурно увязать с существующими процессами, т.е. вписать в контекст существующей деятельности и довести до конкретных исполнителей.

Таким образом, лишь точно построив процессы (и, конечно, устранив выявленные в результате этого мероприятия «нестыковки») мы, во многом, можем достичь одной из главных целей логистики – создания некоего конвейера упорядочивающего всю работу компании и добиться существенного улучшения по важнейшим логистическим показателям, характеризующим ее деятельность.

Дальнейшее движение вперед связано с реинжинирингом или перестройкой процессов с последующей их автоматизацией, так как реинжиниринг, по определению, имеет в виду кардинальное улучшение всех показателей связанных с деятельностью компании, что становится возможным благодаря использованию возможностей, предоставляемых компьютерными технологиями.

Но прежде чем идти вперед стоит иметь ввиду, что в бизнес-моделировании построение процессных моделей является для компаний ВТОРЫМ шагом.

А первой в иерархии моделей (и в порядке их разработки) является, как правило, так называемая организационно-функциональная (матричная) модель.

Только очень малым растущим фирмам формальную оргструктуру заменяет оргкультура – общие ценности и цели сотрудников. Зато чрезвычайно важны отлаженные бизнес- процессы. И их, как это можно догадаться, немного.

Крупные компании вынуждены начать бизнес-моделирования с идентификации и инвентаризации всех бизнес-процессов и контуров управления, которые на этом этапе выступают в свернутом виде – в виде простого перечисления (классификатора) функций, поддерживаемых в компании (или ее «функционала»).

После чего, в модели необходимо закрепить зоны ответственности за выполняемые функции  -  в терминологии процессного моделирования, бизнес – реинжиниринга эта операция называется «назначить владельцев процессов».

В основе этой технологии, практически, лежат два инструмента моделирования:

Классификаторы и Матричные проекции

Классификаторы, представляют собой точные иерархические списки элементов модели. Каждый из элементов может быть охарактеризован набором дополнительных атрибутов. Количество таких списков-классификаторов определяется целью построения модели.

Фактически классификаторы представляют собой набор управленческих регистров, содержащих преимущественно неколичественную информацию, совокупность которых задает систему координат для описания деятельности компании.  То есть, для получения полной картины бизнеса, кроме привычных для бухгалтерского учета регистров, выработанных в плане счетов и отражающих только финансово-хозяйственную деятельность, вводятся дополнительные регистры, которые отражают другие объекты учета.

Матричная проекция (Матрица) - это два классификатора, элементы которых имеют установленные связи друг с другом. Назначение проекций – задать систему отношений между классификаторами бизнес - модели.

Так же как пространственный объект любой сложности (например, здание) может быть представлены конечным числом двумерных (плоских) проекций   - чертежей, так и несколько матриц дают возможность строить многомерные структурные описания системы, делают сложные конструкции обозримыми и документируемыми

Каждое предприятие пронизано сложнейшей системой отношений и связей. И тем не менее, все задачи принятия решений по закреплению ответственности, средств и т.п. решаются методом парных проекций регистров-классификаторов с последующим выводом многомерных отчетов

Выбирая количество классификаторов и глубину иерархии мы можем получать модель бизнеса той или иной степени точности.

Например, для построения организационно-функциональной модели применяется всего несколько классификаторов:

• Основные бизнесы, группы продуктов и услуг компании
• Ресурсы, потребляемые, компанией в ходе своей деятельности
• Функции (= бизнес-процессы), поддерживаемые  в компании
• Организационные звенья компании

В самых простых моделях этого типа отсутствует даже классификатор ресурсы.

Зато классификатор функции, обычно разбивают на 2 или 3.

• Основные функции – непосредственно связанные с процессом преобразования внешних ресурсов в продукцию и услуги предприятия.
• Функции менеджмента – или  функции управления предприятием. Примем для начала, что задачи управления описываются следующим набором компонент - функциональных областей менеджмента (Рис.5). Это не истина в последней инстанции (кто-то может предложить иное), но такой выбор представляется полезным, хотя бы для  того, чтобы сдвинуться с места.
• Функции обеспечения – поддерживающие производственную, коммерческую и управленческую деятельность. Эти функции создают условия для реализации основных функций и функций менеджмента.

Надо также иметь ввиду, что главной функцией Компании является предоставление продуктов и услуг. Поэтому сначала производится   формальное описание, согласование и утверждение руководством предприятия перечня его бизнесов (направлений коммерческой деятельности), продукции и услуг. Из этого классификатора внешним контрагентам должно быть понятно, чем предприятие интересно рынку, а для внутренних целей  - ясно для чего нужен тот или иной функционал компании.

Очень важным свойством классификаторов является их иерархичность (Рис. 6).

Например, если на «верхнем» уровне компоненты логистики поддерживаемые в компании выбираются, как правило, из такого ряда :

• Закупочная логистика  обеспечение предприятия материальными ресурсами.
• Распределительная логистика - обеспечение рационализации процесса физического продвижения продукции к потребителю и формирование системы эффективного логистического сервиса.
• Производственная логистика - обеспечение качественного своевременного и комплектного производства продукции в соответствии с хозяйственными договорами, сокращение производственного цикла и оптимизация затрат на производство.
• Складская логистика - операции, непосредственно связанные с переработкой и оформлением грузов и координацией со службами закупок и продаж, расчет оптимального количества складов и места их расположения.
• Транспортная логистика - оптимизация транспортных систем, выбор вида и типа транспортных средств; определение разноканальных маршрутов доставки; обеспечение технологического единства транспортно-складского процесса.

Причем компания сначала, должна определить, поддерживается ли у нее, вообще, та или иная группа функций. На следующем же уровне происходит уточнение (детализация) каждой  из этих компонент. Например, в складской логистике в компании могут поддерживаться (или не поддерживаться) следующие задачи управления:

Складская логистика:

• Состав и назначения складов
• Система и средства складирования
• Управление запасами
  • Управление параметрами поставок
  • Управление параметрами заказа
  • Управление уровнем запасов
• Организация работы складов
• Бюджет хранения

На следующем уровне могут быть раскрыты задачи решаемые в области «Управления запасами» и т. д.

Выработка критериев для отнесения функции к тому или иному классу может происходить с помощью, так называемых, матриц-генераторов. Кроме того, одновременно может производиться анализ полноты реализации или обеспеченности выполнения функций (подфункций, задач), что предполагает исследование этапности в реализации данной функции (задачи).

Например, можно принять в качестве стандартного для компании некоторый управленческий цикл (Рис. 7), то есть договориться, что некий компонент управления считается  поддержанным в компании если он последовательно проходит данный список управленческих операций.

Тогда, с помощью матрицы-генератора, которая раскладывает компоненты менеджмента по этапам управленческого цикла, происходит формирование или проверяется полнота функций управления по каждой из компонент (Рис. 8). Конечно, надо помнить, что на рисунке изображен верхний уровень классификатора «Компоненты менеджмента» - такое разложение нужно делать после проведения детализации компонент до нужного уровня…

Основные и обеспечивающие функции  можно получить с помощью аналогичных матриц-генераторов (Рис.9) Но здесь разложение компонент идет по этапам производственно-коммерческих и технологических , а не управленческих циклов.

Функции обеспечения вторичны – они создают условия для выполнения основных функций и функций менеджмента. Проекция бизнес-функций на типовые компоненты производственного обеспечения определяет  обеспечивающие бизнес-функции. Проекция функций менеджмента на компоненты обеспечения менеджмента – обеспечивающие функции менеджмента (см. Рис. 10 и 11).

Существует много способов формирования классификаторов функций  - анализ организационных документов, анкетирование, «мозговой штурм» и т.п.

Примечание: При заполнение классификаторов очень важно не выдавать желаемое за действительное и описывать компанию «AS IT - как есть». Внесение изменений, совершенствование или «реструктуризация управления» компанией т.е. переход к модели «TO BE - как надо» - это отдельная проблема, которую решают потом. Желательно перед этим определиться со стратегией этих изменений.  

В результате этих операций производится идентификация функционала и создается единая терминология описания функций предприятия, которая должна быть согласована всеми ведущими менеджерами.

Составление классификатора оргзвеньев достаточно прозрачно и на этом можно не останавливаться – важно только, чтобы уровень детализации функций соответствовал уровню детализации звеньев.

После формирования всех базовых классификаторов и производится их закрепление за оргзвеньями предприятия.

Делается это с помощью описанных ранее матричных проекций. По научному это называется формирование матрицы-распределителя функций по оргзвеньям (Рис. 12). А на практике напоминает игру в крестики- -нолики (Рис. 13):

По строчкам таблицы указываются подразделения, по столбцам - функции,  составляющие содержание процесса управления и бизнес-процесса в данной компании. На пересечениях функций и подразделений, которые ответственны за выполнении функции, ставится крестик (X).

Таким образом, процесс создания Положения об организационно-функциональной структуре Компании  (Рис. 14) состоит и вполне определенных этапов (Рис.15) и доступен для понимания и самостоятельного освоения. 

При создании таких модели имеются скорее технологические сложности.

Таблица проекций функций  на исполнительные звенья может иметь весьма большую размерность. В средних компаниях это 500 единиц – 20 звеньев на 25 функций. В больших компаниях это может быть 5 000 единиц - 50 звеньев на 100 функций. Это усугубляется еще и тем, что продвинутые компании имеют склонность к увеличению степени детализации моделей!

Вполне очевидно, для построения модели необходимы не только типовые методики и процедуры, а так же специальные программные средства, поддерживающие работу по таким методикам и процедурам. Решение не заставило себя долго ждать.

В начале 90-х годов на Западе появились первые специализированные программы, способные помогать решению задач, связанных с организацией управления предприятием - Orgware (программы организации деятельности). Такие программы уже несколько лет применяются в составе наиболее мощных западных систем «комплексной автоматизации» (R3 компании SAP, BAAN, SOCAP).

С выходом на отечественный рынок решений БИГ-Мастер в России появились отечественные разработки подобных программ, причем в варианте, допускающем применение и вне рамок дорогих корпоративных информационных систем.

Первое из таких решений (БИГ:Мастер 1.1) поддерживало только формирование агрегированной организационно функциональной модели (Рис. 16)

В дальнейшем пакет таких решений расширился и сейчас они образуют семейство, достаточное для поддержания различных бизнес-моделей компании:

Существует и средство поддержание полной бизнес-модели компании, объединяющее все вышеупомянутые модели и инструменты их создания.

 Общая схема решений БИГ-Мастер приведена на Рис. 17.

Отметим, что БИГ-Мастер 7.1 помимо матричного моделирования полностью поддерживает технологию описания бизнес-процессов SADT в формате IDEF0

Вообще наличие в одном инструменте двух инструментов моделирования является чрезвычайно полезным. Так как последовательность построения полной бизнес-модели компании может быть сведена к следующим этапам:

1.Матричное моделирование: определение функционала, базовых структур предприятия  и зон ответственности («кто – за что»). То есть  назначение владельцев процессов для тех элементов модели которые требуют процессного описания. (Существует проблема выбора описываемых процессов - не всем под силу описать все. Да и для некоторых аспектов деятельности такое описание является избыточным… охрана, уборка и т.п.)

2.Процессное описание («кто-кому-что-как») при котором производится развертывание функций в процессы: т.е. происходит  добавление материальных и информационных потоков, разложение функций на более мелкие вплоть до операций и назначение исполнителей этих операций…

3.Возврат в матричную модель – втягивание операций с их исполнителями и построений полной модели ответственности …(из которой могут быть выведены любые организационные отчеты-регламенты  вплоть до должностных инструкций..)

Примерно такая же последовательность действий выполняется и в процессе сертификации на соответствие стандартам качества системы ISO9000 (Рис. 18).

Предприятие обязательно должна реализовать стадию формализации бизнес-процессов – описание предприятия в виде системы процессов одно из основных требований последней редакции стандарта ISO9000 (Рис 19, 20).  Однако, на начальном этапе подготовки к сертификации необходимо просто разобраться «кто и что делает» или, опять-таки выражаясь более научно, определить функционал и зоны ответственности. (Один из первых руководящих документов стандарта ISO9000 так и называется – Management Responsibility – Ответственность менеджеров). В западном, хорошо организованном бизнесе, это означает выпустить еще один документ на основании существующих, выделив только один из аспектов деятельности (обеспечение качества). У нас – провести все ту же работу по первичной  регуляризации бизнеса, которая с самого начала обозначалась группой БИГ как первый шаг при постановке любых задач в области менеджмента.

Вообще, модели бизнес-процессов на порядок сложнее, как по построению, так  и во внедрении. Как показывает опыт, для  большинства российских компании, разработка даже сравнительно простых организационно-функциональных моделей, которая должна предшествовать, вызывает существенные трудности.

В процессной модели преобладает функционально-технологический подход, объединения и связывания бизнес-функций по процессам – т.е. их последовательностям объединенным в технологические цепочки (или по этапам принятия управленческих решений для функций менеджмента). Второй подход, предполагает подробное  системно–целевое описание компании, выстроенное по иерархии управления и исполняемым функциям, направленным на достижение определенных целей.

С точки зрения БИГ, при построении системы управления предприятием важны оба взгляда – первый позволяет осуществить "горизонтальную  интеграцию", т.е. с необходимой точностью и полнотой связать материальные и информационные потоки. Второй, как бы, придает осмысленность деятельности компании (управление по целям) и поддерживает "вертикальную интеграцию" – координацию между собой различных иерархических контуров управления от стратегического планирования до оперативного руководства линейными звеньями.