KMSOFT: Менеджмент знаний, автоматизация документооборота, системы класса ECM (управление корпоративной информацией)

Программные продукты

Е-МАСТЕР: Корпоративный портал

Основные возможности и преимущества системы

Е-МАСТЕР: Документооборот

Описание системы

Презентации

Консалтинг

Консалтинговые проекты

Менеджмент знаний

Проекты в других функциональных областях менеджмента

Дистанционный консалтинг

Главная

Продукты и услуги

Программные продукты

Е-МАСТЕР: Документооборот

Описание системы

Е-МАСТЕР^® Документооборот представляет собой систему управления знаниями и документооборота, предоставляя следующие возможности:

Хранение документов любых форматов (с поддержкой версий и архивом).
Возможность регистрации бумажных документов и корреспонденции.
Возможность многогранно охарактеризовать документ (по типу, направлению, подразделению и т.п.) и поместить его сразу в несколько ветвей дерева папок.
К каждому документу прикрепляется карточка, в которой содержится информация о типе документа, версии, месторасположении бумажной версии, описание, ключевые слова, список лиц, завизировавших документ. В карточке также можно задать произвольное количество дополнительных полей.
Наличие системы совместного создания и согласования документов. В рамках системы документооборота существует возможность создания рабочей группы по разработке документа. Разработанный документ может быть направлен на согласование по указанному маршруту (предлагается шаблонный, соответствующий типу созданного документа, который может быть изменен автором документа).
Каждый документ может быть обсужден при помощи прикрепленного к нему мини-форума. Общие события могут быть обсуждены в главном форуме.
Поиск файлов и папок в хранилище документов.
Наличие системы фильтров.
Веб-интерфейс, позволяющий просматривать карточки и скачивать файлы из системы хранения документов.
Внутренняя почтовая система.
Возможна настройка справочников (дерево ключевых слов и рубрик, типы документов), а также создание собственных шаблонов карточек (расширенных свойств).
Тесная интеграция с ОРГ-МАСТЕР^® (возможность многократного импорта и экспорта дерева папок, справочников, групп и пользователей)
Работа пользователя из любой точки планеты (при условии подключения к Интернету)

Технические возможности и администрирование

Гибкая система управления доступа ко всем ресурсам системы
Хранение и передача документов в зашифрованном виде
В системе может быть несколько администраторов, отвечающих за различные области
Система автоматического обновления клиентского рабочего места
Встроенные системы восстановления после сбоев и резервного копирования

Система Е-МАСТЕР^® интегрирует в себе возможности двух классов информационных систем: систему управления электронными документами — EDMS (Electronic Document Management System) и информационную систему для менеджеров — MIS (Management Information System).

Е-МАСТЕР^® выполняет функции системы хранения и отображения электронных документов (организационно-распорядительной документации) в соответствии с установленными правами доступа, а также функции мониторинга текущего статуса документов (это задачи систем класса EDMS).

Документ, размещаемый в системе Е-МАСТЕР^®, может быть обсужден будущими пользователями, что очень удобно в процессе разработки различных регламентирующих документов. Затем с помощью Е-МАСТЕР^® может быть поддержан весь жизненный цикл документа: согласование, утверждение, внесение изменений, аннулирование. (Кроме этого, существует возможность проводить обсуждения любых тем без привязки к конкретному документу).

К каждому документу привязан паспорт, в котором сохраняется служебная информация о документе (название, автор, дата публикации, срок действия и т.п.). Классификация документов, структура папок и права доступа к ним определены в модели ОРГ-МАСТЕР^® и могут быть быстро изменены, что весьма удобно при постоянных изменениях, характерных для всех современных компаний.

Кроме того, Е-МАСТЕР^® обеспечивает наглядное представление «процедурного знания» о предприятии — знания о том, как организована деятельность, о бизнес-процессах и проектах компании, содержащихся в программах ОРГ-МАСТЕР^® и ТАЙМ-МАСТЕР^®, а также отражение самой карты знаний — систематизированных сведений о том, какие знания имеются в компании, и где они содержатся (сотрудники, информационные системы). Для этого в системе Е-МАСТЕР^® предусмотрены специальные обзорные страницы, на которых представлена общая информация об организации компании, что полезно для ознакомления с ней новых сотрудников или третьей стороне. Да и, кроме того, общий взгляд на компанию полезен и «старым» сотрудникам.

Таким образом, Е-МАСТЕР^® в качестве EDMS-системы обеспечивает:

Системное и наглядное отображение модели организации деятельности компании.
Эффективную работу со всем комплексом организационно-распорядительной документации.
Быстрое и контролируемое прохождение управляющих воздействий сверху вниз и информации снизу вверх. Для обеспечения единого информационного пространства, эффективных коммуникаций исполнителей и управления совокупными знаниями компании мы предлагаем использовать корпоративный информационный портал Е-МАСТЕР^®.
Е-МАСТЕР^® представляет собой Интранет-сервер с проблемно-ориентированными страницами, на которые выведены данные различных программ из корпоративной сети с целью обобщения выдаваемой ими информации и удобства восприятия ее пользователями. В составе Е-МАСТЕР^® может быть выделен специальный проектный портал, обеспечивающий универсальный доступ к общим данным, необходимый рабочей группе для осуществления проекта и группового взаимодействия (план-график, календарь, телеконференции и т.п.).
В рамках системы организационного управления Е-МАСТЕР^® важен, прежде всего, как система мониторинга и управления организационно-распорядительной документацией, данными о бизнес-процессах и проектах компании, которая обеспечивает:

системное и наглядное отображение модели организации деятельности компании прозрачность ее функционирования (на страницы Е-МАСТЕР^® может быть выведена любая информация из систем управления ресурсами)
эффективную работу со всем комплексом организационно-распорядительной документации эффективное информационное и организационное взаимодействие рабочих групп
быстрое и контролируемое прохождение управляющих воздействий сверху и информации снизу
обсуждение пользователями документа, находящегося в системе, очень удобно в процессе разработки различных регламентирующих документов. (Кроме этого, существует возможность проводить обсуждения без привязки к конкретному документу).

В части задач систем класса MIS Е-МАСТЕР^® обеспечивает организацию сбора первичной информации и позволяет высшим менеджерам вести контроль за наиболее существенной управленческой информацией.

В этом плане наиболее важной задачей Е-МАСТЕР^® является вывод в систематизированном виде системы сбалансированных показателей (BSC) и организация специальных менеджерских «панелей управления» с обеспечением возможности последующего анализа управленческой отчетности.

Как и для организационных документов, общая структура показателей и управленческой отчетности, связь показателей с системой отчетности и права доступа к ним поступают из системы моделирования ОРГ-МАСТЕР^®. Однако в Е-МАСТЕР^® могут храниться документы, порождаемые не только модулями подсистемы организационного управления, но и любой другой программной системой

Отдельно стоит отметить наличие в Е-МАСТЕР^®специального WEB-интерфейса, что обеспечивает возможность работы с информацией с любой точки Интернет-пространства (т.е. возможность избирательного доступа к информации из-за пределов офиса компании).

И наконец, система организационного моделирования и подготовки ОРД должна сопрягаться с системой управлениям данными о персонале, связывая с каждым сотрудником сведения о его ролевых обязанностях в компании.