Концепция построения систем автоматизации документооборота. Анатолий Гавердовский, АО ВЕСТЬ, Москва AnatolyG@vest. msk. ru. Что такое документооборот? Общие требования к системе документооборота 2. 1. Масштабируемость 2. 2 Распределенность 2. 3. Модульность 2. 4. Открытость. Задачи, решаемые системами документооборота 3. 1. Задачи статических архивов 3. 2. Дополнительная функциональность динамических архивов 3. 3. Пограничные задачи 3. 4. Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения. Заключение. Основные термины. История развития систем документооборота. Два подхода к организации хранения электронных документов. О стандартах. Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная - просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые ...

Описание процессов в рамках системы менеджмента качества на основе методологии функционального моделирования IDEF0. Аннотация. В статье рассматривается применение методологии функционального моделирования IDEF0 для описания и классификации процессов в рамках системы качества, создаваемой в соответствии с требованиями новой версии стандартов ИСО 9000:2000. Статья предназначена для специалистов по системам качества, а также на аналитиков, специализирующихся в области функционального моделирования процессов. Ключевые слова: IDEF0, ИСО 9000, система качества, процессный подход, процесс, описание процессов, классификация процессов. Введение. Ключевым понятием в МС ИСО семейства 9000 версии 2000 года является новая для этой сферы концепция «процессного подхода» [1-5]. Вокруг этого началась поистине настоящая борьба за приоритеты в трактовке, идеологическое лидерство, первенство в средствах и методах реализации. Между тем «процессный подход» как концепция известен уже давно как в методологии классического менеджмента, так и в различных его техниках, таких, например, как структурный анализ сложных систем [6], ре-инжиниринг деловых процессов [7] и др. Процессный подход является основным элементом менеджмента в организации. При этом одним из ключевых аспектов этого подхода является обеспечение наглядности («прозрачности») объекта управления (организации или системы) посредством его точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания. Очевидно, что для сложных систем, к которым относится предприятия или организация, практически ...

ISO 9000 как инструмент организационных изменений. A. van der Wiele and Co. The ISO 9000 series as a tool for organisational change. Is there a case?. Business Process Management journal, vol. 7 №4, 2001, http://www. mcb. co. uk. Перевод: Тимур Баязитов, bayazitov_tm@mail. ru. Опыт западных исследователей показывает, что основная мотивация получения сертификата одобрения для большинства компаний - внешнее давление со стороны потребителей. Серия стандартов ISO 9000 рассматривается как условие ведения бизнеса. Докторское исследование, проведенное Van der Wiele (1998) в течение пяти лет, показывает, что положительный результат от применения серии стандартов серии ISO 9000 могут быть достигнуты, только если внедрения связано с мотивацией менеджеров нацеленной на проведение изменений и постоянного внесения улучшений в бизнес процессы. Это включает организационные изменения, и затрагивает такие вопросы как: мотивация менеджеров, знания системы менеджмента качества и организационных порядков, стимулирующих постоянное улучшение и вовлечение сотрудников. По результатам статистического анализа выявлена значительная корреляция внутреннего давления с улучшением результатов ведения бизнеса, как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе; внешнее давление связано с улучшением результатов только по одному из трех выбранных критериев и только в краткосрочной перспективе. Основная причина ускоряющегося распространения применения серии стандартов ISO 9000 заключается в том, что крупные потребители, включая правительство, требует от поставщиков пройти ...

Мониторинг потерь качества. (Функциональное моделирование - методологическая основа реализации процессного подхода). Окулесский В. А. Статья предназначена для менеджеров и специалистов по управлению качеством. В статье рассматриваются вопросы мониторинга потерь качества с точки зрения процессного подхода к менеджменту. В этой версии статьи предлагаемый подход излагается в описательной, популярной форме. Ключевые слова: система менеджмента качества, процессный подход, потери качества, мониторинг потерь качества. Введение. Люди покупают только ту продукцию и услуги, которые обладают определенной ценностью. Современный менеджмент пришел к пониманию того, что управлять нужно не только производством продукции или услуги, но и созданием ценности для потребителя; продукция или услуги являются носителями этой ценности. Одной из важных составляющих менеджмента является предотвращение потери ценности продукции или услуг за счет снижения их качества. Существенным в деятельности предприятия, которое производит продукцию или услуги, обладающие ценностью для потребителя, становится сохранение и увеличение имеющегося уровня ценности. В общем случае формирование ценности происходит в процессе производства продукции или услуг. Механизм формирования ценности основан на переработке и использовании ресурсов. Изначально ресурсы уже обладают некоторой комбинацией свойств (характеристик). В процессе производства происходит целенаправленное изменение этих свойств (в том числе, создание новых свойств), чтобы они стали полезными для потребителя. Эти изменения происходят в  ...

«Шесть сигм»: ещё одни ворота, ведущие к храму. Адлер Ю. П., Шпер В. Л. Первоначальный (сокращенный) вариант этой статьи был представлен на Международной школе проблем точности в СПб в 2000 г. Характерной особенностью концепции 6 сигм оказалась её тесная связь с финансовыми результатами работы компании. Компания Элайд Сигнал (Allied Signal) сообщила об экономическом эффекте в 800 миллионов долларов, полученном между 1995 и 1997 годами за счет осуществления инициативы совершенствования под знаком шести сигм. Компания Дженерал Электрик (GE) в третьем квартале 1997 года сообщила об увеличении прибыли с 13,8% до 14,5%, что принесло ей 600 миллионов долларов, “извлеченных благодаря инициативе шесть сигм в сфере качества” [8]. В краткой информации для акционеров по итогам 1999 года указано, что инициатива 6 сигм в 1999 году принесла компании более 2-х миллиардов долларов прибыли [14]. Приверженность качеству не спасла Полароид и Моторолу. Кристофер Гелвин возглавил её в период кризиса. 6 сигм ему пригодились. Концепция 6 сигм, ее критика. Эти шесть сигм напали на нас все сразу и совершенно внезапно, как обычно наступает зима в нашей стране. Казалось, что процесс развития концепции качества более или менее стабилизировался. Шло нормальное перетекание TQM в международные стандарты ИСО 9000, менеджмент качества постепенно осваивал «тёпленькие местечки» в общем менеджменте и уже был готов потихоньку его поглотить. И вдруг: вот вам, пожалуйста, – шесть сигм. Впрочем, для специалистов в этом новом модном течении нет, пожалуй, ничего неожиданного. В сущности, речь  ...

Стандарт ISO 9001:2000 новое качество. Клайд Пирч (Clyde Pearch), Джилл Китка (Jill Kitka), (Eagle Group USA, Inc. ). В первом выпуске МКА прошлого года мы знакомили наших читателей с основными этапами внедрения на российском предприятии системы менеджмента качества в соответствии с серией международных стандартов ISO 9000 ( Внедрение и сертификация системы качества основа для повышения конкурентоспособности предприятия , В. А. Качалов, МКА 1/2000). В декабре прошлого года Международная организация по стандартизации (ISO) выпустила новую версию стандартов ISO 9000, согласно которой предприятиям, внедрившим и сертифицировавшим свои системы качества на основе стандартов версии 1994 года, придётся заниматься их реорганизацией. Предлагаемая статья знакомит с новой версией основополагающего стандарта этой серии ISO 9001:2000. С момента появления стандартов ISO 9000 в 1987 году соответствующую регистрацию прошло около 250 тысяч организаций по всему миру. Судя по волне откликов, вызванных этой серией международных стандартов, в которых определяются требования к системам управления качеством (Quality Management Systems QMS), многие считают её наиболее значимой инициативой подобного рода из множества зародившихся в начале 90-х годов прошлого столетия и направленных на повышение качества создаваемой продукции. Одна из причин успеха ISO 9000 объясняется тем, что процесс сертификации на соответствие требованиям стандарта ISO 9000 помогает предприятию оптимизировать его хозяйственные и производственные процессы. В 1994 году стандарт ISO 9000 подвергся изменениям, правда, ...

Лидерство как механизм постоянного обеспечения конкурентоспособности. Ю. П. Адлер, В. В. Липкина, Журнал "Стандарты и качество". Есть организации, в которых, вроде бы всё сделано правильно, но чего-то, всё-таки, не хватает. В них нет души, нет механизма, который позволяет вдохнуть в мёртвую систему жизнь. Они существуют без веры, без любви, да и без надежды. Они обречены, если только не найдётся человек, или команда единомышленников, которые обнаружат суть и смысл в этой омертвелой системе, и тогда вернётся надежда. Такой человек называется лидером, а концепция, в рамках которой он играет решающую роль - лидерством. Лидерство - это не руководство, как часто переводят, хотя лидер и может быть руководителем. Лидерство - это и не менеджмент. Можно, даже, говорить о смене вех: вместо привычного TQM некоторые говорят о наступлении эры TQL (Total Quality Leadership): Всеобщее лидерство на основе качества. Именно качество - ключ к конкурентоспособности. Мутация системы качества на основе TQM, о которой мы говорим, может быть, одна из последних, поскольку всё быстрее идёт процесс слияния концепции качества с общим менеджментом. И не так уж важно, что возьмёт верх. Ясно, что ключевым словом остаётся конкурентоспособность. Но, какую бы роль ни играла концепция качества в будущем, ясно и то, что она уже не мыслима без лидерства. Именно ему и посвящена эта работа. Лидерство и власть. При упоминании таких слов как лидер или лидерство первое, что приходит в голову, это политические лидеры, лидеры наций, религиозные лидеры, люди, которые в сложных ...

Вирусная теория менеджмента. Майрон Трайбус (Myron Tribus), директор Exergy, Inc. (перевод Ю. Т. Рубаника). Введение. Уильям Б. Гартнер (William В. Gartner) и М. Джеймс Нафтон (М. James Naughton) в своем недавнем обзоре по теории менеджмента Деминга писали:. "Медицина "успешно" применялась и в отсутствие знаний о микробах. При этом здоровье одних пациентов улучшалось, других ухудшалось, у третьих пациентов оставалось без изменений; и в каждом случае можно было разумно обосновать результат лечения. ". Врачи назначают курс лечения своим пациентам в соответствии с тем, чему их учили в колледже, и с учетом практического опыта работы. Они могут применять только то, что хорошо знают и во что верят. У них нет другого выбора. Они не могут применять то, чего не знают или во что не верят. То, что они делают, всегда интерпретируется как действия, о которых известно, что они достигают цели. Как профессионалам, им трудно слишком далеко отклоняться от общепринятых знаний и представлений. Они находятся под давлением "общепринятой практики". С этой точки зрения врачи не лучше и не хуже всех нас. Мы все - пленники нашего воспитания, нашей культуры и уровня знаний наших учителей, воспитателей и коллег. Сегодня мы улыбаемся, когда читаем, что зашивая рану шелковой ниткой, хирурги 150 лет назад рекомендовали оставлять кусочек нитки снаружи раны для отвода гноя, который обязательно появлялся из-за не стерильной иглы и немытых рук. У врачей была теория о том, как распространяется малярия (malaria). Они называли эту болезнь ...

Дом качества. Юрий Адлер. В данном материале рассматривается технология quality function deployment - структурированная функция качества (СФК), возникшая в г. Кобе на судоверфи, принадлежащей дому Мицубиси. СФК позволяет добытые у потребителя представления о качестве будущей продукции распространить в организации и довести до каждого. Первый блок - потребительские требования (ПТ). Чтобы знать, какую продукцию надо произвести, чтобы угодить потребителю, важно сначала проанализировать рынок. Для анализа рынка в качестве исходной информации всегда используется опрос, так как мы хотим проанализировать рынок в тот момент, когда продукция еще не производится. Мы и хотим определить, какую именно продукцию следует производить. Сначала надо сделать выборку потенциальных потребителей, которая хорошо представляет все множество потенциальных потребителей в нашем рыночном сегменте. Такая выборка называется репрезентативной. Затем провести в ней опрос с тем, чтобы на основе его результатов определить, какими свойствами должна обладать данная продукция, чтобы эти люди захотели ее купить. Существенно, чтобы в создании опросника участвовало как минимум три человека: специалист по данному виду продукции, психолог или лингвист, который умеет правильно задавать вопросы, и статистик, который понимает, как потом данные будут обрабатываться. В результате опроса мы получим список ПТ к нашей ожидаемой продукции, который сможем представить в виде некоторого списка. Потребительские требования, которые нам удалось извлечь на основе проведенного опроса - первый результат ...

ФСА и РФК в бизнесе. Традиционно, когда речь идет о таких методах как функционально-стоимостный анализ (ФСА) и развертывание функции качества (РФК), подразумевается, что сфера их применение это продукция промышленных предприятий и связанные с ней промышленные технологии. О применении этих методов в сферах бизнеса известно мало. Однако эффект от их применения здесь может быть ни чуть не ниже, а возможно и гораздо более высоким. Начнем с такого примера. Все, наверное, представляют, что такое современное швейное производство. Современная швейная фабрика оснащена сложным, дорогим и одновременно высокопроизводительным швейным оборудованием. Это и мощное раскройное оборудование, и швейные автоматы, конвейеры, гладильные прессы, упаковочное оборудование и т. п. Для пришивания, например, кармана или воротника к сорочке применяются специальные автоматы, выполняющие одну единственную операцию. Швейные машины оснащены специальными автоматизированными приводами с программным управлением. Каждая технологическая операция тщательно отработана и доведена до совершенства в отношении качества, производительности, расхода материалов. Зачем все это делается? Такой вопрос может показаться странным. Понятно зачем - необходима высокая производительность, высокое и стабильное качество, минимальные затраты на изготовление продукции. Для всего этого необходимо индустриальное разделение труда, автоматизация, высокие технологии, короче, все то, что обеспечит фабрике конкурентоспособность. В противном случае она быстро прекратит свое присутствие на рынке. Теперь представим, что ...