Главная

Статьи

Библиотека статей

Менеджмент знаний

В очередной, седьмой статье из цикла "Стратегия управления бизнес-процессами" (см. КР №10/1999 и КР №1-6/2000) речь пойдет о особой категории бизнес-процес-сов, решающих задачи самосохранения организации в условиях быстро меняющейся внешней среды. В одних организациях эти бизнес-процессы находятся под пристальным вниманием высшего руководства, в дру-гих руководство даже не отдает себе отчет об их существовании. Между тем, по своей актуальности для российских предприятий управление бизнес-процессами развития организации стоит в одном ряду со стратегическим планиро-ванием и управлением персоналом.

Организационные изменения - это намеренные изменения в организации, вызванные обычно внешними событиями. Организационные изменения проводятся через проекты изменений. Примерами крупных изменений могут быть освоение улучшенной технологии, создание нового продукта, совершенствование организационной структуры, обучение и повыше-ние квалификации работников, формирование соответствующей организационной культуры. Все виды изменений в органи-зации можно свести к семи основным типам: изменение цели, стратегии, технологии, структуры, продукта, людей и культуры. Организационные изменения подразделяются на стихийные и запланированные.

Концепция организационного развития

Современная организация должна быть готова к восприятию непрерывных изменений, поэтому руководство при по-строении и управлении организацией должно встроить в нее эту восприимчивость. Осознание данного процесса привело к созданию концепции организационного развития.

Организационное развитие - это современная концепция плановых изменений в организации, которая использует зна-ния поведенческих наук для повышения эффективности организации через развитие ее способности справляться с измене-ниями среды и улучшение процесса решения проблем. Возникшая в конце 60-х годов, концепция подчеркивает необходимость систематического обследования организа-ции, планирования, реализации и поддержки непрерывных органи-зационных изменений.

В развитие данной концепции в восьмидесятых годах американским ученым И. Адизесом [1] была предложена теория жизненных циклов организаций, которая концентрирует свое внимание на двух важнейших параметрах жизнедеятельности организаций: гибкости и управляемости. На этапе своего создания новые организации являются чрезвычайно гибкими по отношению к изменениям во внешней среде, однако слабо контролируемыми (управляемыми). По мере своего становления организации совершенствуют свои управленческие процессы, расплачиваясь за это потерей адаптируемости.

Адизес по аналогии с кривой жизненного цикла товара предложил использовать для описания жизненного цикла органи-заций кривую развития, у которой выделяются две группы этапов развития организации - рост и старение. В свою очередь эти группы подразделяются на следующие стадии развития организаций:

• Выхаживание - этап зарождения организации. На этом этапе предприниматель проводит обсуждение идеи нового бизнеса и принимает решение о его создании.
• Младенчество - этап создания и начала деятельности организации. На этом этапе новая организация очень уязвима и нуждается в постоянном притоке денежных средств и преданности основателя. Характерными чертами организации на этом этапе являются нечеткая структура, небольшой бюджет, отсутствие отлаженных бизнес-процессов, демократичная персонифицированная оргкультура, слабая субординация, отсутствие системы приема на работу и оценки исполнения заданий.
• "Давай-давай" - стадия быстрого роста. На этой стадии бизнес-идея начинает приносить свои первые плоды, преодоле-вается нехватка денежных средств, растет объем продаж. Организация работает в "пожарном режиме", чтобы удовлетво-рить все новые и новые запросы рынка. Однако, несмотря на то, что организация способна реагировать на изменения во внешней среде, она еще не умеет их предвидеть.
• Юность - период второго рождения организации. На этом этапе формируют характерные черты данной организации - новая структура, стиль работы, организационная культура, основные бизнес-процессы. Отличительной чертой поведения организации на данном этапе являются конфликты и противоречия, например, между старой и новой командой, между предпринимателями и менеджерами, между основателем и организацией, между целями организации и целями ее сотруд-ников.
• Расцвет - оптимальная точка кривой жизненного цикла организации. Организация на стадии расцвета имеет четкую ор-ганизационную структуру и систему служебных обязанностей, ориентацию на результат. Наличию процессов планирова-ния соответствует умение предвидеть будущее и способность следовать планам, налицо рост продаж и прибыли, в это же время создается сеть новых "младенческих" организаций. Если на этом этапе организация не пополняется новыми силами и не сможет превратить эту точку в длительный процесс, она переходит к стабилизации, которая, в свою очередь, являет-ся концом роста и началом падения.
• Стабилизация - первая стадия старения в жизненном цикле организации. Еще сильная по уровню своей внутренней орга-низованности компания уже начинает терять гибкость. Пропадает атмосфера творчества, сокращаются инновации, со-трудники начинают гордится прошлым своей организации, все меньше думая о будущем. Финансисты начинают играть более важную роль, чем маркетологи или специалисты по НИОКР. Организация больше думает о прибыли и возвратности инвестиций, чем о росте объема продаж и развитии рынка.
• Аристократизм характеризуется следующими признаками - укрепляется система контроля и старые традиции, растет формализм в отношениях, в организационной культуре возникает нетерпимость к изменениям. Все это происходит на фо-не избытка денежных средств, которые, по большей части, вкладываются не в развитие новых направлений, а в поддер-жание существующего "статус-кво". Много внимания уделяется тому, как люди одеваются, как они обращаются друг к другу, как проводятся встречи и совещания. Аристократическая организация склонна отрицать реальное положение ве-щей, например, может декларироваться тот же уровень прибыли, хотя объем продаж уже начал сокращаться.
• Ранняя бюрократизация - этап, когда организация "забывает" о том, что и как делается и обращается к вопросу "Кто виноват?". Поиски конкретных виновных в существующих проблемах приводят к росту конфликтов и управленческой паранойе, при этом потребитель отодвигается на второй план.
• Бюрократизация и смерть - на последней стадии своего развития организация уже не имеет ни работающей команды, ни ориентации на результат, ни склонности к изменениям. Она не создает необходимых для своего самосохранения ресурсов и поэтому обречена. Сосредоточившись на правилах и процедурах, на бессмысленном контроле, организация почти не общается с внешним миром, и клиентам приходиться изрядно потрудиться, чтобы пробиться через существующие в орга-низации бюрократические препоны. Наконец, последний клиент уходит, и, если государство по политическим соображе-ниям не пожелает продлить эту агонию, наступает смерть организации. Некоторые российские исследователи подвергают сомнению применимость данной теории в условиях российской дейст-вительности [2]. В основном, они высказывают свои сомнения в отношении приватизированных предприятий, в которых трудно сказать, в какую точку кривой Адизеса попала та или иная организация после приватизации. Одни предприятия ока-зались на стадии "младенчества", другие - сразу на стадии бюрократизации. Другое дело - вновь созданные российские компании, имеющие конкретных основателей и уже прошедшие определенный путь развития. Для них теория Адизеса при-менима в полном объеме и, при разумном подходе, поможет осмыслить развитие организации и справиться со многими проблемами роста .

Управление организационными изменениями

Для достижения целей организационного развития требуется целостное и профессиональное управление изменениями, объединяющее аспекты так называемых твердых факторов (системы информационных технологий, рабочая сила, органи-зационные структуры, логистика и т.п.) с аспектами мягких факторов (персональные ценности, кооперация, доверие, стиль лидерства и т.п.). Модель изменений Левина представляет собой пример классического подхода к изменениям [3].

Левин разбил организа-ционные изменения на три последовательных шага:

1. Размораживание (осознание необходимости изменений и факторов, способствующих и препятствующих им)

2.  Осуществление изменений (процесс изучения и освоения нового)

3. Замораживание (подкрепление нововведений на основе позитивных результатов)

В основе этой методологии лежит концепция "поля сил". Левин предложил рассматривать любую организацию или си-туацию как находящуюся при определенном балансе или равновесии между движущими и сдерживающими силами измене-ния. Из анализа поля сил вытекает, что гораздо проще ослабить сдерживающие силы, чем наращивать движущие силы изменений. Именно для этого и необходим такой важный этап как "размораживание".

Ключевой движущей силой изменений является осознание потребности перемен, а главной противодействующей силой - его отсутствие. Поэтому "размораживание" возникает там, где сила движущих факторов превосходит давление факторов противодействующих. Главной задачей менеджера на этом этапе является создание ощущения необходимости изменений. Второй шаг в процессе осуществления перемен - собственно изменение - связан с освоением людьми новых навыков, ролей, норм и стандартов поведения, взаимоотношений и культурных ценностей. Наиболее распространенными и эффек-тивными способами осуществления организационных изменений являются: создание команд; консультирование по вопро-сам групповой динамики; разработка программ повышения качества трудовой жизни, налаживание межгруппового взаимодействия. Главной задачей менеджера на втором этапе является осуществление запланированных изменений.

Третьим и последним шагом в процессе плановых изменений является "замораживание". Оно концентрирует внимание на подкреплении нового поведения и отношений высокими результатами и вознаграждениями. Существует три основных средства встраивания нововведения в организацию. Это - поддержка высшего звена управления; подкрепление нововведе-ния и оценка результатов изменения. Главной задачей менеджера на последнем этапе является стабилизация изменения. В любой фиксированный момент времени организация обладает определенным набором бизнес-процессов, некоторым состоянием их развития (оптимальности, механизации, автоматизации и т.п.) и уровнем управления этими бизнес-процессами. Постоянное изменение внешних условий, рост конкуренции и глобализация бизнеса заставляют организации в целях самосохранения совершенствовать свои бизнес-процессы, их качественные и количественные характеристики, а также степень соответствия текущим условиям ведения бизнеса.

От того, как организация совершенствует свои бизнес-процессы, зависит не только успешная деятельность организации в настоящем, но и выживание в будущем. Такая постановка вопроса приводит руководство организаций к необходимости проведения постоянной работы в этом направлении, что говорит о существовании в организации неких бизнес-процессов, обеспечивающих выполнение этой работы. Эти метапроцессы (бизнес-процессы бизнес-процессов) наиболее часто выпа-дают из поля зрения тех руководителей, которые, сосредоточившись на конечной цели развития организации, забывают о процессе его осуществления.

В любой организации существует два основных взаимосвязанных друг с другом метапроцесса:

1. Метапроцесс управления бизнес-процессами отчетливо проявляется в тех организациях, которые осознали необхо-димость и перешли к целенаправленному управлению своими бизнес-процессами. Этот метапроцесс направлен на достиже-ние режима отказоустойчивой работы организации; про такие организации говорят, что они работают "как часы". Под отказоустойчивостью работы организации понимается ее способность выполнять свои функции в режиме 24х365 и быть невосприимчивой к возможным отказам одного или нескольких элементов ее структуры. В основе концепции отказоустой-чивой работы в режиме 24х365 лежит положение о том, что организация должна выполнять существующий набор функций, соответствующий целям организации, при любых обстоятельствах в любое время суток (года) - счета будут приниматься, продукция отгружаться, сырье заказываться и т.п. Это концепция опирается на четкую, хорошо отлаженную и саморегули-рующуюся систему организации и управления бизнес-процессами. Несмотря на то, что не у всех организаций есть необхо-димость работы в режиме 24х365, основные положения данной концепции имеют важное практическое значение и при тра-диционном режиме работы организации.

2. Метапроцесс совершенствования бизнес-процессов в большинстве организаций хотя и существует под давлением внеш-них обстоятельств, но осуществляется неорганизованно (стихийно). Лишь те организации, которые включают совершенст-вование бизнес-процессов в свою стратегию, разрабатывают методологию и технику осуществления изменений, отслеживают их внедрение и успешно преодолевают барьеры организационных изменений, могут по праву говорить об управлении этим важнейшим метапроцессом. Выполняя этот метапроцесс, организация подобно живому организму через саморазвитие и самосовершенствование обретает свой собственный путь в жестокой борьбе за выживание.

Андрей КЛЕНИН ([email protected]) группа компаний "Букет"

Источник: www.bigspb.ru

Коротко о системе Е-МАСТЕР

Е-МАСТЕР® — система управления корпоративной информацией. Е-МАСТЕР® включает в себя возможности систем класса ECM (Enterprise Content Management). Система обеспечивает: Совместное создание и согласование документов Каждый документ может быть обсужден как при помощи прикрепленного к нему мини-форума, так и в главном форуме Разработанный документ может быть направлен на согласование по указанному маршруту Хранение документов любых форматов Хранение и передача документов в зашифрованном виде Встроенные системы восстановления после сбоев и резервного копирования Поиск документов Возможность поиска по ключевым словам и другим атрибутам документов (автор, дата создания…) Возможность поиска с помощью навигации по рубрикам Управляемый доступ к документам Возможность установки доступа к документам для различных категорий пользователей Возможность введения ограничений на работу с документами Функциональный интерфейс пользователя Веб-интерфейс, позволяющий просматривать карточки и скачивать файлы из системы хранения документов Удаленный доступ или работа пользователя из любой точки мира (при условии подключения к Интернету). Подробнее о Е-МАСТЕР >>

Система FLAMORY™

FLAMORY™ — уникальный программный продукт, позволяющий сохранять историю действий пользователя на компьютере, таких, например, как работа в приложениях Windows, посещения сайтов и д.р. Сохраненные последовательности действий, далее, можно просмотреть, сохранить в файл и передать коллегам. FLAMORY позволяет аккумулировать и делиться знаниями. Работая с FLAMORY, обмен опытом, обучение новых сотрудников, обсуждения технологий, становятся, как никогда ранее, простой и удобной, в практических аспектах, задачей. FLAMORY™ разрабатывается при участии специалистов KMSOFT. Скачать бета-версию можно по этой ссылке.

Версия для печати  |  Пользовательское соглашение