Главная

Статьи

Библиотека статей

Менеджмент знаний

ECM: информация плюс процессы

Станислав Макаров

 [email protected] (размещено 30.09.04)

Управление информационными ресурсами (Enterprise Content Management) становится насущной необходимостью для предприятия при переходе от традиционной функционально-дивизионной модели управления к процессно-ориентированной. Это связано с кардинальными изменениями внешней среды, которая стала гораздо более динамичной и конкурентной.

Деятельность предприятий всех отраслей сегодня в сильной степени зависит от функционирования их информационных систем, однако поскольку информационные системы предприятий развивались годами, то заложенные в них концепции и бизнес-логика не всегда отвечают требованиям сегодняшнего дня. Но драматичность ситуации даже не в этом – изменения становятся нормой жизни, поэтому предприятиям требуется не просто самая современная и продвинутая система, им нужна система, которая легко бы поспевала за изменениями и могла быстро перенастраиваться.

В принципе, это общий закон развития систем – от жесткой системы к гибкой. Точно также станки с ЧПУ вытеснили токарные станки-автоматы. И те, и другие могли производить изделия одинаковой сложности и качества, однако станки-автоматы умели точить только деталь одного типа и когда конструкция менялась, станок выбрасывали. А для станка с ЧПУ требовалось лишь разработать новую программу. И хотя они стоили значительно дороже, их совокупная стоимость владения ниже. И сегодня первейшее требование к информационной системе предприятия – гибкость и быстрая перенастройка. Вот тут на сцену и выходит концепция ECM, объединяющая две ключевых технологии, необходимых для построения быстро адаптируемой системы: BPM (Business Process Management) и IDM (Integrated Document Management). В процессе участвуют люди, а люди работают с документами. Извлечь из документа нужные данные и передать их в транзакционную систему – это уже дело техники.

По определению профессиональной организации в области управления информацией AIIM (см. www.aiim.org), Enterprise Content Management или управление информационными ресурсами, есть набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. В целом ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая обычные офисные электронные документы в формате Word или Excel, PDF, а также рисунки, чертежи, графики, сканированные изображения и вообще файлы любых форматов, сообщения электронной почты, web-страницы, видео и другую информацию в электронном виде. Основная задача ECM состоит в поддержании полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она потеряет актуальность и ценность.

Важно иметь в виду, что ECM – это не только технология. Это также еще и методы, регламенты и практики работы с информацией, поэтому процесс управления информацией нельзя полностью автоматизировать, всегда нужно подразумевать участие человека. И также нельзя свести все многообразие источников информации под одну крышу, загнать все в одну систему, какой бы всеобъемлющей она не была. Следовательно, ECM есть стратегия в области управления неструктурированной информацией, которая может быть реализована только при согласованной и скоординированной работе различных информационных систем, существующих на предприятии.

Концепция ECM привлекательна тем, что позволяет осуществить быструю сшивку разрозненных информационных систем и связать их на уровне потоков информации. Конечно, программисты могут связать две базы данных и автоматизировать операции, но нужно включить в процесс и человека. Теперь каждый исполнитель получает свои задания и уведомления в случае нарушения сроков, а руководители все видят и контролируют ситуацию. Однако мало только дать задание человеку, нужна еще информация для принятия решений, причем только оперативной информации, например, по конкретному заказу часто недостаточно – еще нужен доступ к информационному хранилищу, чтобы, например, просмотреть документы по прошлым заказам, переписку с клиентом, поднять текст договора и т.п. Ни аналитики, ни тем более сама система не смогут догадаться, какие именно документы вам понадобятся в конкретный момент и их нельзя просто прикрепить к заданию и доставить сразу весь пакет. Вот поэтому вместе со средствами автоматизации бизнес процессов активно используются системы управления документами и другие компоненты ECM-решения.

При определении требований к системе заказчика обычно интересуют конкретные функциональные возможности, а не названия продуктов, которые этими возможностями обладают, однако, стремясь охватить большую долю рынка и повысить узнаваемость своего брэнда, производители часто комбинируют возможности различных технологий в своих продуктах и, в результате, заказчики сталкиваются с избыточностью решения. Поэтому чтобы понять, насколько подходит вам то или иное решение, нужно провести его декомпозицию на составляющие кирпичики. Присмотритесь внимательно к своему поставщику – насколько его решение подходит именно вам, а не только счастливчикам из Fortune500.

Технология: Integrated Document Management, IDM Управление электронными документами

Описание

Одна из базовых технологий на основе которой выросло современное здание ECM. Чистое IDM-решение обеспечивает хранение документов и метаданных (т.е. карточек документа), версионность, разграничение доступа и ведение истории работы с документом. IDM-система – это электронная библиотека.

Технология IDM развивается более десяти лет, и уже вышла на плато стабильности. Существенного прорыва больше не ожидается. Скорее всего, базовая функциональность по управлению документами появится на уровне операционных систем, и будут продолжать существовать high-end IDM-решения с все возрастающей специализацией по отраслям.

Ключевые поставщики

Давно и уверенно в четверку лидеров входят Documentum, Hummingbird, FileNet и OpenText.

Lotus является слишком уникальной системой, чтобы ее можно было отнести к классу только DM.

К лидерам подтягиваются iManage (объединенная с Interwoven), Stellent, Hyland Software и еще множество компаний второго эшелона.

Microsoft относительно недавно включилась в работу в секторе DM и пока ее SharePoint не достиг серьезных успехов на этом поприще.

SAP предлагает весьма сильную и продвинутую DM-систему, но в составе своих комплексных решений. Только поэтому SAP DMS редко упоминается отдельно, хотя такого упоминания заслуживает.

Также на рынке IDM действует множество компаний, предлагающих решения для среднего и мелкого бизнеса. На каждом национальном рынке есть свои лидеры в этом сегменте.

Технология Web Content Management, WCM Управление информацией на веб сайтах

Описание

Традиционные EDM-системы, даже снабженные веб-интерфейсом оказались тяжеловаты и избыточны для задач производства и публикации информации на веб-сайтах. К тому же они не учитывали специфику работы с веб-контентом. Поэтому возник новый класс приложений – WCM- системы.

Потребность в публикации информации на веб сайтах не исчезла и после краха dot-com компаний. Когда сайт содержит даже всего несколько сотен страниц, ни один веб-мастер не в состоянии его поддерживать. Нужно распределить обязанности по созданию контента между сотрудниками и дать им возможность публикации информации на сайте. Для этого и применяют WCM-системы.

Поскольку при внешней похожести задачи публикации веб контента существенно отличаются, как, например, обновление баз юридических документов Lexis-Nexis или поддержание каталога электронного магазина, то и WCM-системы для этих целей нужны разные.

К счастью, WCM-рынок весьма богат и разнообразен.

Ключевые поставщики

Ажиотаж времен dot-com породил массу поставщиков WCM, как новых, так и уже известных на рынке, которые дополнили свои пакеты модулями WCM.

Сегодня наиболее мощные корпоративные WCM-платформы предлагают Documentum, FileNet, Interwoven, Stellent и Vignette.

Следом за группой лидеров идут Microsoft Content Management Server и OpenText (после покупки Gauss).

Отдельно стоит сказать о WCM-решениях для среднего рынка, которые обеспечивают достаточную функциональность при умеренной цене. Достаточно известными среди них являются RedDot Solutions, Percussion, Tridon и др.

Также модули WCM включают в свои предложения такие известные игроки рынка электронной коммерции, как, например, BroadVision .

Технология Records Management, RM Управление записями или Управление официальной документацией

Описание

Сегодня наличие RM является обязательным условием успеха для любого поставщика ECM-решений в США благодаря акту Sarbanes-Oxley, который обязывает учитывать и хранить все электронные документы, относящиеся к ведению бизнеса, даже переписку с клиентами по электронной почте.

В других странах, в т.ч. и в России, где законодательное регулирование в области электронных документов отстает RM следует рассматривать как очень полезную технологию для достижения прозрачности бизнеса (в первую очередь для владельцев) и также для прохождения сертификации на соответствие различным стандартам – ISO 9000, CMM и др.

В т.ч. и для ведения архива и делопроизводства в соответствии с рекомендациями российских ГОСТов. Кстати, большинство отечественных систем документооборота в первую очередь решают именно задачи класса RM, обеспечивая регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов.

RM реализует одну из важнейших функций ECM – поддержание полного жизненного цикла документа вплоть до его списания и уничтожения.

Ключевые поставщики

Еще недавно рынок RM существовал и развивался сам по себе. Однако, после принятия в 2002 г. акта Sarbanes-Oxley, практически все независимые поставщики RM-продуктов были скуплены крупными игроками рынка ECM. Поэтому среди лидеров мы видим те же имена, только немного в ином порядке: OpenText, Hummingbird, IBM (после покупки Tarian Software в 2002), Documentum (после покупки TrueArc в 2002) и Vignette, которая купила Tower Technology в январе 2004.

Как видим, заранее об RM позаботились только OpenText и Hummingbird, у которых RM-модули появились еще в 1999. Остальные игроки рынка просто среагировали на инициативу законодателей, и им еще предстоит полностью интегрировать RM-технологии в свои решения.

Среди независимых поставщиков RM выделяется, пожалуй, только Tower Software из Австралии, которая обгоняет многих более именитых поставщиков.

Технология Business Process Management, BPM и Workflow Управление бизнес-процессами и управление потоками работ.

Описание

Роль BPM в концепции полного ECM-решения трудно переоценить. Без интеграции с бизнес-процессами любая система остается статичной и служит всего лишь хранилищем информации. Вся бизнес-логика «зашита» в головах менеджеров, поэтому он тратят много времени на выполнение рутинных операций по размещению заказов, обработке жалоб клиентов, подготовке отчетов и т.д.

Поэтому задача автоматизации и оптимизации бизнес-процессов ставится во многих проектах во главу угла и часто связана с проектами по внедрению ERP-систем. Реальный выигрыш от внедрения ECM-системы на можно получить только при ее интеграции с основными бизнес-системами предприятия, потому что главное назначение ECM – активно включить неструктурированную информацию в бизнес-процессы.

В этой связи нельзя рассматривать BPM и Workflow всего лишь как элементы ECM. Скорее следует считать эти технологии связующим звеном между миром ECM и миром транзакционных систем.

Ключевые поставщики

Учитывая пограничное положение технологий BPM/Workflow, будет несколько групп лидеров. Одни двигались от ECM, развивая свои workflow-технологии изначально в целях управления документопотоками. Это, в первую очередь, FileNet и Documentum.. Следом идут OpenText и Hummingbird (которая недавно лицензировала workflow у компании Drala Software).

Вторая группа лидеров – это разработчики ERP-систем, в составе которых также есть мощные модули workflow. Это, естественно, SAP и Oracle.

К третьей, самой многочисленной группе, относятся независимые поставщики BPM/Workflow решений. Наиболее известными из лидеров являются Staffware и Metastorm. Далее идет тесная группа компаний, обладающих правильным видением рынка и добротными технологиями. Среди них можно назвать Action Software, Drala Software, Intalio и Ultimus.

И есть еще большое количество нишевых игроков, также предлагающих свои workflow-системы.

Как мы видим, задача выбора workflow является одной из самых сложных.

В случае гетерогенных систем, когда у вас есть несколько разных ERP да еще документооборот, часто более выигрышным оказывается использование продуктов от независимых поставщиков.

Технология Collaboration Групповая работа и взаимодействие

Описание

Collaboration – весьма полезный и пока еще сильно недооцененный нашими заказчиками инструмент. В отличие от workflow, ориентированных на поддержку формализованных производственных процессов, технология collaboration позволяет наладить коллективную работу и взаимодействие в случаях, не поддающихся строгой формализации.

В принципе, все, что относится к творческой работе и где присутствует переговорный процесс, требует гибкого подхода. Ведь нельзя заставить вашего клиента принять решение о покупке и подписать договор в три дня. Поэтому клиентов, поставщиков и партнеров никто не включает во внутренние бизнес-процессы организации. И для взаимодействия с ними остается только электронная почта, что не есть слишком удобный инструмент.

Также трудно организовать свободный обмен идеями и информацией в командах, занятых разработкой нового продукта или услуги, например, поддержать работу отдела маркетинга.

Вот здесь на сцену и выходят продукты класса Collaboration, которые обладают необходимо достаточной функциональностью по управлению документами с одной стороны и возможностью управления процессом с другой, обеспечивая максимальную гибкость и минимальное вовлечение ИТ-персонала или внешних консультантов.

Чаще всего Collaboration-решения представляют собой готовые к использованию продукты, требующие минимальной кастомизации.

Ключевые поставщики

С независимыми разработчиками продуктов для коллективной работы произошла та же история, что и с поставщиками RM-систем: их скупили крупные игроки рынка ECM. Изначально ориентированным на collaboration из «большой четверки ECM» была только OpenText. Documentum купил eRoom, Hummingbird купила PeopleDoc, Vignette приобрела Intraspect. Единственным заметным независимым поставщиком остается SiteScape, которой в свое время достались разработки AltaVista после поглощения DEC компанией Compaq.

Нельзя не упомянуть, что первопроходцем в области организации коллективной работы был Lotus, который и сегодня находится в числе лидеров.

Также активно включились в игру такие гиганты рынка, как Microsoft и Oracle. Microsoft SharePoint и Oracle Collaboration Suite занимают прочные позиции.

Xerox со своим DocuShare тоже обещает стать заметными игроком на этом рынке.

Главная проблема при выборе collaboration заключается в том, что поставщики включают в это понятие очень уж разные технологии – коллективная работа с документами, календарное планирование, веб-конференции, мгновенный обмен сообщениями и др., что отчасти дезориетнирует клиентов. Хотя это свидетельствует о том, что направление активно развивается, что есть несомненный плюс.

Технология Knowledge Management, KM Управление знаниями

Описание

Термин «управление знаниями» можно трактовать сколь угодно широко, поэтому рассмотрим только аспекты, имеющие прямое отношение к ECM, не затрагивая стратегическую роль управления знаниями для долгосрочного успеха предприятия.

Итак, основная проблема, для решения которой привлекают отдельные технологии из арсенала Knowledge Management, связана с большим объемом информации, что требует мощных поисковых механизмов.

Кроме того, практика показывает, что не удается свести всю информацию в единое хранилище, поэтому требуется обеспечить прозрачный доступ к разнородным источникам информации.

И, наконец, задача в принципе нерешаемая без применения технологий KM – автоматическая категоризация информации по содержанию документов. Организации, в которых входной поток информации достаточно велик, первыми столкнулись с проблемой, что документы не удается правильно классифицировать вручную, и, следовательно, их потом трудно найти.

Также существует и проблема удобной визуализации больших массивов информации. Привычная иерархическая модель вложенных папок наподобие директорий в операционной системе неприемлема, человек не воспринимает более 5-7 уровней вложенности. Требуются иные, более наглядные средства визуализации. Без удобных средств навигации по вашему хранилищу, большая часть информации так и останется мертвым грузом, поскольку человеку свойственно бегло просматривать информацию и только потом выбирать то, что нужно, а вовсе не посылать системе точный запрос.

Ключевые поставщики

Поскольку задача расщепляется на несколько направлений, можно рассмотреть по отдельности и поставщиков соответствующих решений.

Полнотекстовый поиск. Все ECM-решения обладают встроенной поисковой машиной, собственной или лицензированной у третьих фирм. Сегодня это встроено настолько глубоко внутрь ECM-продуктов, что не стоит отдельного обсуждения.

Сквозной поиск по разнородным источникам информации. Из лидеров ECM наиболее давно подобное решение предлагает Hummingbird, которой достался Fulcrum после поглощения ею PC DOCS в 1999 г. Недавно в эту сторону двинулся и Documentum, который купил технологию AskOnce у Xerox в марте 2004 г.

Автоматическая категоризация. Лидерами на этом направлении являются Autonomy, IBM/Lotus, Inxight и Verity. Однако, для построения ECM-решения важно не только качество конкретного продукта, но и, прежде всего, возможность его прозрачной интеграции в комплексную систему. Поэтому стоит уделить внимание и поставщикам полных ECM-решений, таким как Documentum и Hummingbird.

Также не стоит упускать из виду компании Convera (,бывший Excalibur), Inktomi (которая ныне принадлежит Yahoo), Mohomine (которую купил Kofax) и таких крупных игроков как Microsoft и SAS, которые развивают собственные технологии поиска и категоризации.

Последний кирпич в этом блоке – визуализация информации. Здесь можно использовать и портальные технологии различных производителей и собственные разработки, но наиболее интересные решения на сегодня предлагают компании Inxight и Entrieva.

Технология Digital Asset Management, DAM Управление цифровыми активами

Описание

На первый взгляд, нет никакого различия между DAM и привычным IDM. Система управления документами может хранить файлы в любом формате, будь то mp3, avi, JPEG – неважно. Каждый файл снабжается карточкой с учетной информацией. Зачем еще DAM?

Однако, не стоит рассматривать DAM как всего лишь расширение функциональности DM в сторону работы с мультимедиа типами данных. DAM оперирует данными в электронной форме именно как активами в бухгалтерском понимании этого термина и ставит соей целью максимизацию выгоды для организации от использования этих активов.

Области применения DAM, естественно, связаны с теми отраслями, где материальные ценности существуют в электронном виде – индустрия развлечений, реклама, фотография, музыкальная продукция, электронные книги и т.д.

Ключевые поставщики

Из числа известных игроков, DAM-решения предлагают Documentum, купивший Bulldog в конце 2001 г., Interwoven с покупкой MediaBin в 2003, и OpenText, с недавним приобретением (август 2004) Artesia, одного из лучших продуктов класса DAM.

Также стоит упомянуть INSCI, которая поглотила недавно WebWare и предлагает теперь свое ECM-решение с функциональностью DAM.

Вообще же аналитики признают, что рынок DAM еще не сформировался и поэтому присутствует некоторая размытость терминологии, что затрудняет сравнение решений поставщиков.

Опубликовано в журнале "Открытые системы" (08.04)

Источник: www.bigspb.ru

Коротко о системе Е-МАСТЕР

Е-МАСТЕР® — система управления корпоративной информацией. Е-МАСТЕР® включает в себя возможности систем класса ECM (Enterprise Content Management). Система обеспечивает: Совместное создание и согласование документов Каждый документ может быть обсужден как при помощи прикрепленного к нему мини-форума, так и в главном форуме Разработанный документ может быть направлен на согласование по указанному маршруту Хранение документов любых форматов Хранение и передача документов в зашифрованном виде Встроенные системы восстановления после сбоев и резервного копирования Поиск документов Возможность поиска по ключевым словам и другим атрибутам документов (автор, дата создания…) Возможность поиска с помощью навигации по рубрикам Управляемый доступ к документам Возможность установки доступа к документам для различных категорий пользователей Возможность введения ограничений на работу с документами Функциональный интерфейс пользователя Веб-интерфейс, позволяющий просматривать карточки и скачивать файлы из системы хранения документов Удаленный доступ или работа пользователя из любой точки мира (при условии подключения к Интернету). Подробнее о Е-МАСТЕР >>

Система FLAMORY™

FLAMORY™ — уникальный программный продукт, позволяющий сохранять историю действий пользователя на компьютере, таких, например, как работа в приложениях Windows, посещения сайтов и д.р. Сохраненные последовательности действий, далее, можно просмотреть, сохранить в файл и передать коллегам. FLAMORY позволяет аккумулировать и делиться знаниями. Работая с FLAMORY, обмен опытом, обучение новых сотрудников, обсуждения технологий, становятся, как никогда ранее, простой и удобной, в практических аспектах, задачей. FLAMORY™ разрабатывается при участии специалистов KMSOFT. Скачать бета-версию можно по этой ссылке.

Версия для печати  |  Пользовательское соглашение